Panduan Pemrosesan Dokumen Cerdas

ACT Communications – Firma riset IDC memperkirakan bahwa pada tahun 2025, penyimpanan data di seluruh dunia akan melebihi 175 zettabytes. Sebagian besar data ini akan dikunci dalam format data tidak terstruktur seperti gambar, email, dan PDF.

Bayangkan jika Anda dapat mengambil semua data tidak terstruktur di jaringan perusahaan Anda – dari email dan laporan hingga dokumen dan gambar yang dipindai – dan mengubahnya menjadi data terstruktur yang dapat dengan mudah dianalisis atau ditindaklanjuti. Ini adalah kekuatan Intelligent Document Processing (IDP). Mengubah data tidak terstruktur menjadi data terstruktur untuk analisis atau tindakan lebih lanjut menggunakan IDP memberikan keunggulan kompetitif bagi bisnis.

Jelas, IDP adalah bidang yang berkembang pesat dengan banyak aplikasi baik di sektor publik maupun swasta.

Memahami Pemrosesan Dokumen Cerdas

IDP menggunakan Artificial Intelligence (AI) dan Machine Learning (ML) untuk menghilangkan jumlah pemrosesan manual (dan faktor kesalahan manusia terkait) yang diperlukan untuk melakukan tugas berulang dan mengekstrak data dari dokumen kompleks.

Algoritma AI dan ML semakin banyak digunakan untuk Intelligent Document Processing (IDP). IDP melibatkan penggunaan visi komputer, pemrosesan bahasa alami, dan teknik lain untuk mengekstrak data secara otomatis dari dokumen digital seperti gambar, PDF, dan pindaian.

Data ini kemudian dapat digunakan untuk berbagai tujuan seperti klasifikasi dokumen, analisis kontrak, dan pembuatan faktur otomatis. Algoritme ML sangat cocok untuk tugas IDP karena kemampuannya untuk belajar dari sejumlah besar data. Misalnya, Anda dapat melatih algoritme ML pada kumpulan data dokumen berlabel untuk mempelajari cara mengklasifikasikan dokumen baru.

IDP vs. Pengenalan Karakter Optik (OCR)

Apa perbedaan IDP dengan Optical Character Recognition (OCR)? Secara sederhana, IDP dapat dianggap sebagai perpanjangan dari OCR. OCR berfokus pada mengekstraksi teks dari gambar digital, sementara IDP juga mencakup kemampuan untuk menafsirkan dan memahami makna teks.

Oleh karena itu, Anda dapat menggunakan IDP untuk mengekstrak data dari dokumen dan memproses serta membuat keputusan berdasarkan data tersebut. Misalnya, IDP dapat secara otomatis mengklasifikasikan dokumen berdasarkan kontennya atau mengekstrak informasi spesifik dari kontrak dan mengisi database. Oleh karena itu, IDP adalah teknologi yang lebih canggih yang menggunakan kecerdasan buatan untuk mengidentifikasi dan mengekstrak data dari beberapa format dokumen.

Selain itu, dengan solusi IDP, Anda dapat mengonversi data tidak terstruktur dan semi terstruktur menjadi informasi terstruktur yang dapat digunakan. Dan dengan ini, Anda dapat membangun otomatisasi ujung ke ujung ke dalam proses bisnis yang sangat bergantung pada data tidak terstruktur dan semi terstruktur yang terkunci dalam dokumen. Kemampuan untuk mengotomatiskan alur kerja berbasis dokumen yang kompleks di tingkat perusahaan ini merupakan keuntungan besar.

Faktanya, tanpa alat IDP, proses Robotic Process Automation (RPA) akan membutuhkan manusia dalam lingkaran untuk membaca dokumen dan mengekstrak data untuk menyelesaikan proses. Oleh karena itu, IDP juga merupakan kunci untuk membuka potensi RPA yang sebenarnya.

Tipe Data yang Ditemukan Selama Pemrosesan Dokumen Cerdas

Ada tiga jenis data utama yang ditemui selama IDP:

• Data Visual: Ini adalah data yang disampaikan melalui gambar atau grafik dan dapat mencakup hal-hal seperti bagan, diagram, dan foto. IDP menggunakan teknologi Computer Vision untuk memahami data.
• Data Tekstual: Data tekstual disampaikan melalui kata-kata dan mencakup email, artikel, dan buku. Ini diatur ke dalam unit-unit yang relevan secara linguistik seperti karakter, kalimat, dan paragraf. IDP menggunakan teknologi Natural Language Processing untuk mengolah data ini.
• Data numerik: Ini adalah data yang disampaikan melalui angka dan dapat mencakup hal-hal seperti data keuangan, data media sosial, dan data sensor. Hal ini sering diatur ke dalam tabel atau spreadsheet. IDP dapat menggunakan berbagai teknik untuk memahami data ini, seperti pengenalan pola dan analisis statistik.

Manfaat IDP

Ada banyak manfaat menggunakan IDP, antara lain:

Akurasi yang Ditingkatkan

IDP sangat penting untuk menjaga akurasi dalam pemrosesan dokumen. Dengan menggunakan IDP, bisnis dapat mengambil langkah-langkah untuk mencegah kesalahan entri data yang sering terjadi ketika karyawan menyalin informasi secara manual dari satu dokumen ke dokumen lainnya.

Alih-alih mengandalkan manusia untuk memasukkan data secara akurat, IDP menggunakan kecerdasan buatan dan pembelajaran mesin untuk mengekstrak informasi dari dokumen secara otomatis. Ini mengurangi potensi kesalahan dan menghemat waktu dan uang dengan mengurangi kebutuhan entri data manual. Selain itu, Anda dapat menggunakan IDP untuk memverifikasi keakuratan data yang telah dimasukkan ke dalam sistem, memastikan semuanya benar sebelum melanjutkan.

Pengurangan Biaya

Biaya pemrosesan dokumen bisa tinggi, terutama untuk bisnis yang berurusan dengan sejumlah besar dokumen setiap hari. Dengan mengotomatiskan alur kerja berbasis dokumen, perusahaan dapat mengurangi waktu dan uang yang dihabiskan untuk tugas manual seperti entri data, penyortiran, dan pengarsipan. Selain itu, IDP dapat membantu bisnis untuk menghindari biaya keterlambatan dan hukuman lainnya dengan memastikan bahwa dokumen diproses tepat waktu.

Efisiensi Proses

Salah satu manfaat paling signifikan dari IDP adalah peningkatan efisiensi yang dapat dibawanya ke proses bisnis. Bisnis dapat membebaskan karyawan untuk fokus pada tugas yang lebih bernilai tambah dengan mengotomatiskan tugas berbasis dokumen. Selain itu, IDP dapat membantu memastikan bahwa proses diselesaikan secara tepat waktu dan akurat, sehingga mengurangi kebutuhan untuk pengerjaan ulang.

Layanan Pelanggan yang Ditingkatkan

Selain meningkatkan efisiensi, IDP juga dapat membantu meningkatkan layanan pelanggan. Bisnis dapat memberi pelanggan mereka waktu penyelesaian yang lebih cepat dan akurasi yang lebih baik. IDP juga dapat membantu perusahaan melacak korespondensi pelanggan dan memastikan bahwa semua pertanyaan pelanggan ditangani dengan segera.

Kepatuhan

Di banyak industri, kepatuhan sangat penting untuk melindungi bisnis dan pelanggan. Organisasi dapat memastikan bahwa mereka selalu mematuhi peraturan terbaru. Selain itu, IDP dapat digunakan untuk memantau korespondensi terkait kepatuhan dan memastikan bahwa semua dokumen yang diperlukan diajukan tepat waktu.

Pemrosesan Straight-Through (STP) yang Lebih Tinggi

Salah satu tujuan akhir IDP adalah untuk mencapai tingkat pemrosesan langsung (STP) yang tinggi. Dokumen diproses secara otomatis tanpa perlu intervensi manual oleh pekerja pengetahuan. Dengan mencapai tingkat STP yang tinggi, bisnis dapat meningkatkan efisiensi, akurasi, dan kepatuhan sekaligus mengurangi biaya.

Kasus Penggunaan Pemrosesan Dokumen Cerdas

IDP merampingkan proses bisnis dalam beberapa cara. Beberapa kasus penggunaan sehari-hari meliputi:

Akun hutang

IDP dapat digunakan untuk mengotomatisasi proses hutang dengan mengekstrak data dari faktur dan dokumen lainnya. Data ini kemudian dapat digunakan untuk menghasilkan pembayaran dan merekonsiliasi akun.

Piutang

IDP juga dapat digunakan untuk mengefisienkan proses piutang. Untuk mengotomatiskan proses penagihan dan penagihan, Anda dapat mengekstrak data dari faktur pelanggan dan dokumen lainnya.

Otomatisasi AML (Anti Pencucian Uang)

Kasus penggunaan umum lainnya untuk Intelligent Document Process adalah anti pencucian uang. Bank AS harus mematuhi Undang-Undang Kerahasiaan Bank dan peraturan terkait. Bank dan lembaga keuangan lainnya menggunakan IDP untuk mengotomatisasi proses identifikasi dan pelaporan aktivitas mencurigakan.

Proses Klaim Asuransi

Perusahaan asuransi sering menggunakan IDP untuk merampingkan alur kerja pemrosesan klaim. Data diambil dari dokumen seperti laporan polisi, catatan medis, dan formulir asuransi untuk mengotomatisasi proses penanganan klaim.

Manajemen kontrak

Bisnis dapat menggunakan IDP untuk mengelola portofolio kontrak mereka. Data diambil dari kontrak dan dokumen lain untuk melacak tanggal-tanggal penting, memantau kepatuhan, dan menghasilkan laporan.

Orientasi Pelanggan

Banyak bisnis menggunakan IDP untuk mengotomatiskan proses orientasi pelanggan. Mereka melakukan ini dengan mengekstrak data dari formulir aplikasi pelanggan dan dokumen lain untuk membuka akun baru dan memulai layanan.

Orientasi Karyawan

Mirip dengan orientasi pelanggan, Departemen Sumber Daya Manusia menggunakan IDP untuk mengotomatiskan proses orientasi karyawan. Data diambil dari aplikasi pekerjaan dan dokumen lain untuk memulai pemeriksaan latar belakang, membuat file karyawan, dan membuat surat penawaran.

Pemrosesan Pinjaman

Bank dan lembaga pemberi pinjaman lainnya menggunakan IDP untuk merampingkan alur kerja pemrosesan pinjaman. Dengan mengekstrak data dari aplikasi pinjaman dan dokumen lainnya, mereka dapat mengotomatisasi proses pengambilan keputusan.

Penjaminan Hipotek

Penjaminan hipotek adalah kasus penggunaan umum lainnya untuk IDP di mana data diambil dari aplikasi hipotek dan dokumen lain untuk menilai risiko dan membuat keputusan pinjaman.

proses pemesanan

Bisnis menggunakan IDP untuk merampingkan alur kerja pemrosesan pesanan. Data diambil dari pesanan pelanggan dan dokumen lain untuk menghasilkan tiket pengambilan, faktur, dan label pengiriman.

Administrasi Kebijakan

Perusahaan asuransi menggunakan IDP untuk mengotomatisasi proses administrasi polis. Dengan mengekstraksi data dari aplikasi asuransi dan dokumen lainnya, mereka dapat menghasilkan dokumen polis dan mengikat cakupan.

Manajemen rantai persediaan

Bisnis menggunakan IDP untuk mengotomatisasi proses manajemen rantai pasokan. Dengan mengekstrak data dari pesanan pembelian dan dokumen lainnya, mereka dapat melacak inventaris, mengelola hubungan pemasok, dan menghasilkan laporan.

Memulai dengan IDP

Perusahaan yang berfungsi dengan baik bergantung pada aliran informasi yang efisien. Dari analitik data hingga pengarsipan dokumen, menyampaikan informasi yang tepat kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat sangat penting untuk kesuksesan.

IDP dapat membantu Anda mengotomatisasi dan merampingkan berbagai proses bisnis, menghemat waktu dan uang Anda. Ini juga dapat membantu Anda membuat keputusan yang lebih baik dengan memberikan informasi yang akurat dan terkini. Jika Anda ingin memanfaatkan data tidak terstruktur di jaringan Anda, IDP adalah tempat yang tepat untuk memulai.