Bagaimana Meningkatkan Pengalaman Pengguna Karyawan Meningkatkan Keunggulan Kompetitif

ACT Communications – Dalam istilah dasar, pengalaman pelanggan (CX) adalah bagaimana klien Anda berinteraksi dengan organisasi Anda – ini adalah kumpulan komunikasi dan interaksi mereka dengan merek Anda, mulai dari pembelian produk hingga interaksi layanan dan seterusnya.

Sebaliknya, pengalaman pengguna (UX) adalah tentang bagaimana pelanggan Anda merasakan produk Anda. Misalnya, betapa mudahnya memeriksa situs web Anda atau betapa menyenangkannya menggunakan aplikasi Anda.

Namun, ada sisi lain dari UX dari sudut pandang internal. Pengalaman pengguna juga mencakup bagaimana staf berinteraksi dengan alat dan sistem yang mereka gunakan untuk melakukan pekerjaan mereka – sebut saja pengalaman pengguna karyawan (EUX).

Di dunia kerja hybrid, di mana orang-orang terbagi antara bekerja dari rumah dan kantor (atau di luar lapangan), organisasi harus memperhatikan CX dan kedua kelompok pengguna – pelanggan dan karyawan. Strategi Total Experience ini adalah Tren Teknologi Strategis Teratas untuk tahun 2022, menurut Survei Akselerasi Bisnis Digital Gartner 2021, yang mensurvei 1877 CIO di 74 negara.

Banyak yang telah ditulis dan dikatakan tentang pengalaman pelanggan dan desain UX produk. Tetapi tidak banyak perusahaan yang cukup memperhatikan pengalaman pengguna karyawan. Ini adalah kesalahan karena ada beberapa keuntungan yang bisa diperoleh dengan meningkatkan EUX.

Keuntungan Meningkatkan Pengalaman Pengguna Karyawan

Peningkatan Produktivitas

Bayangkan mencoba melakukan penggabungan surat di Microsoft Word tanpa pernah ditunjukkan caranya. Hal yang sama terjadi dengan aplikasi bisnis. Jika karyawan tidak dapat mengetahui cara menggunakannya, mereka akan membuang waktu untuk mencoba atau menemukan cara untuk mengatasi sistem, yang keduanya tidak ideal.

Pengalaman pengguna karyawan yang baik mengarah pada peningkatan produktivitas karena memungkinkan karyawan melakukan pekerjaan mereka dengan lebih efisien dan efektif. Ketika Anda mempertimbangkan bahwa sebagian besar pekerja pengetahuan menghabiskan sebagian besar hari mereka menggunakan aplikasi bisnis, mudah untuk melihat bagaimana bahkan sedikit peningkatan produktivitas dapat berdampak signifikan pada laba.

Pengurangan Biaya

Ada banyak silo informasi dan banyak sistem untuk melakukan hal yang sama di banyak organisasi. Penggandaan usaha ini tidak hanya membuang-buang waktu tetapi juga membuang-buang uang. Ketika Anda memiliki dua sistem berbeda yang melakukan hal yang sama, Anda perlu memelihara kedua sistem dan melatih karyawan tentang cara menggunakan keduanya.

Selain itu, sistem fungsional sederhana yang menyelesaikan pekerjaan membutuhkan lebih sedikit pelatihan dan waktu henti yang lebih sedikit. Faktor biaya ini sangat penting karena sisi keuangan organisasi tidak selalu memahami bagaimana meningkatkan pengalaman pengguna karyawan dapat berdampak pada laba dan dengan demikian tidak selalu mendukung inisiatif EUX.

Mencegah Penyebaran Aplikasi

Ada jutaan aplikasi untuk dipilih di dunia seluler saat ini. Jika karyawan merasa aplikasi internal Anda terlalu sulit untuk digunakan, mereka mulai mencari solusi atau mencari solusi mereka sendiri – seringkali tanpa sepengetahuan TI.

TI bayangan ini dapat menyebabkan risiko keamanan dan masalah kepatuhan. Strategi EUX yang baik akan mencegah karyawan keluar dari organisasi untuk mencari solusi dan malah mendorong mereka untuk menggunakan aplikasi internal.

Ciptakan Budaya Kolaborasi

Ketika karyawan tidak dapat menemukan cara menggunakan alat yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka, mereka menjadi frustrasi. Frustrasi ini dapat menyebabkan alur kerja yang tertutup dan kurangnya kolaborasi. Pengalaman pengguna karyawan yang baik mengarah pada peningkatan kerja sama karena memungkinkan karyawan untuk dengan mudah menemukan dan menggunakan informasi yang mereka butuhkan saat mereka membutuhkannya.

Mengurangi Perputaran Karyawan

Pergantian karyawan itu mahal. Membutuhkan uang untuk merekrut dan melatih karyawan baru, dan butuh waktu bagi mereka untuk menjadi anggota tim yang produktif. Namun, ketika Anda memiliki pengalaman pengguna karyawan yang sangat baik, karyawan lebih cenderung puas dengan pekerjaan mereka dan kecil kemungkinannya untuk pergi.

Selain itu, ketika Anda memiliki strategi EUX yang baik, karyawan baru akan dapat meningkat lebih cepat dan lebih cepat produktif.

Penentu Terbesar UX

Apa yang menentukan seberapa baik staf Anda berinteraksi dengan sistem dan alat Anda? Kami telah mengidentifikasi lima faktor penting.

Pertunjukan

Seberapa cepat dan responsif sistem Anda? Jika karyawan harus menunggu lama untuk memuat halaman atau memulai aplikasi, mereka akan frustrasi dan mencari cara untuk mengatasi sistem. Lakukan audit terhadap sistem dan alat Anda untuk mengidentifikasi hambatan apa pun dan menghilangkannya.

Konektivitas

Di dunia yang terhubung saat ini, karyawan berharap dapat mengakses informasi dan aplikasi dari mana saja, kapan saja. Jika sistem Anda terputus-putus atau sulit diakses, karyawan akan menemukan cara untuk mengatasinya.

Misalnya, banyak organisasi menggunakan VPN untuk memberi karyawan akses aman ke sistem internal dari luar kantor. Namun, VPN bisa lambat dan tidak dapat diandalkan, dan terkadang tidak berfungsi dengan baik dengan perangkat seluler.

Solusi yang lebih baik adalah menggunakan platform berbasis cloud yang menyediakan akses masuk tunggal ke semua aplikasi dan informasi yang dibutuhkan karyawan, di mana pun mereka berada atau perangkat apa yang mereka gunakan (walaupun beberapa perusahaan menuntut akses VPN ke cloud platform). Penting juga untuk mempercepat transformasi digital dengan mengadopsi teknologi seperti 5G, edge computing, dan Internet of Things untuk meningkatkan konektivitas.

Keamanan

Untuk melindungi data organisasi Anda, Anda harus memiliki strategi keamanan yang kuat. Ini termasuk keamanan fisik dan logis. Keamanan fisik mencakup faktor-faktor seperti firewall dan sistem deteksi intrusi. Keamanan logis adalah hal-hal seperti otentikasi dan otorisasi pengguna.

Ketika Anda memiliki strategi EUX yang baik, Anda dapat menggunakannya untuk meningkatkan keamanan fisik dan logis. Misalnya, Anda dapat menggunakan biometrik untuk mengautentikasi pengguna dan mencegah akses tidak sah ke sistem dan data. Anda juga dapat menggunakan Single Sign-On (SSO) untuk memberi karyawan akses ke aplikasi yang mereka butuhkan tanpa mengingat banyak kata sandi.

Pelatihan

Banyak organisasi berasumsi bahwa karyawan sudah tahu cara menggunakan sistem dan alat mereka. Namun, hal ini tidak selalu terjadi.

Karyawan perlu dilatih secara memadai untuk mendapatkan hasil maksimal dari sistem dan alat Anda. Selain itu, mereka perlu diberikan waktu untuk mempelajari cara menggunakan sistem dan alat baru. Sayangnya, banyak organisasi membuat kesalahan dengan meluncurkan sistem dan alat baru tanpa memberikan waktu yang cukup kepada karyawan untuk merasa nyaman sepenuhnya dengan mereka. Hal ini dapat menyebabkan frustrasi dan perasaan kewalahan.

Beberapa Strategi Jaringan untuk Melindungi dan Mengamankan UX

Untuk melindungi dan mengamankan strategi EUX Anda, Anda perlu memiliki beberapa strategi jaringan.

• Pemantauan: Anda perlu memantau jaringan Anda untuk masalah kinerja dan keamanan. Ini dapat dilakukan dengan menggunakan berbagai alat, seperti monitor jaringan, sistem deteksi intrusi, dan sebagainya.
• Penyeimbang beban: Anda perlu memastikan bahwa jaringan Anda dapat menangani peningkatan lalu lintas yang datang dengan strategi EUX yang sukses. Ini dapat dilakukan dengan load balancing jaringan Anda.
• Cache: Caching adalah teknik yang digunakan untuk meningkatkan kinerja dengan cara menyimpan data di memori agar pengguna dapat mengaksesnya dengan cepat.
• Keamanan: Seperti disebutkan di atas, Anda harus memiliki strategi keamanan yang kuat untuk melindungi strategi EUX Anda. Ini termasuk langkah-langkah keamanan fisik dan logis.

Cara Menerapkan prinsip UX ke EX: Tingkatkan Pengalaman Pengguna Karyawan

Strategi EUX yang sukses dapat membantu Anda meningkatkan produktivitas karyawan dan meningkatkan pengalaman pelanggan. Untuk mencapai ini, Anda harus terlebih dahulu fokus pada kebutuhan pengguna.

Oleh karena itu, langkah pertama adalah mendengarkan apa yang dibutuhkan dan diinginkan staf Anda dari teknologi Anda. Apakah mereka membutuhkan lebih banyak fitur? Apakah mereka menginginkan cara yang lebih mudah untuk melakukan sesuatu? Dari sana, Anda dapat mulai merancang dan menerapkan solusi yang akan membuat kehidupan kerja mereka lebih mudah.

Penting juga untuk memprioritaskan aksesibilitas dalam desain pengalaman pengguna. Ini berarti memastikan bahwa sistem dan alat Anda dapat digunakan oleh karyawan dengan tingkat kemampuan yang berbeda. Misalnya, Anda mungkin perlu memberikan pelatihan bagi karyawan yang tidak terbiasa dengan sistem baru. Anda juga harus mempertimbangkan betapa mudahnya bagi karyawan untuk menggunakan sistem Anda saat mereka sedang bepergian.

Terakhir, dapatkan dukungan dari semua pemangku kepentingan. Strategi EUX yang sukses membutuhkan dukungan dari C-suite, IT, dan karyawan. Tanpa dukungan dari semua pemangku kepentingan, tidak akan mudah untuk menerapkan strategi pengalaman pengguna karyawan yang sukses.

Pengalaman pengguna karyawan tidak lagi hanya menyenangkan untuk dimiliki; itu adalah keharusan bisnis. Agar tetap terdepan dalam persaingan, Anda perlu memastikan bahwa karyawan Anda memiliki pengalaman positif saat menggunakan sistem dan alat Anda.